Å bytte revisor etter årsoppgjøret kan gi rom til å planlegge neste revisjon. Men «ferdig årsoppgjør» kan bety ulike ting: regnskapet kan være utarbeidet uten at revisjonen er avsluttet, eller revisjonsberetningen kan være avgitt mens andre avtalte oppgaver fortsatt pågår.

Lag først en statusoversikt. Ikke bruk en dato i kalenderen som eneste grunnlag for å avslutte det gamle oppdraget.

Avklar hva som faktisk er ferdig

OppgaveSpørsmålet dere bør stilleHvem som avklarer
Årsregnskap og revisjonsberetningEr de endelige dokumentene tilgjengelige?Ledelsen og nåværende revisor
GeneralforsamlingEr behandlingen gjennomført og dokumentert?Styret
Åpne revisjonspunkterHva er avklart, og hva krever videre oppfølging?Ledelsen og revisor
Andre avtalte tjenesterGjenstår bekreftelser, rapporter eller rådgivning?Ansvarlig for hvert oppdrag
Neste regnskapsårHvem planlegger arbeidet, og når starter det?Ledelsen og ny revisor

Dette er en praktisk overleveringsliste, ikke en erstatning for revisors egen vurdering av oppdraget.

Sett tre tydelige milepæler

Første milepæl er et sammenlignbart tilbud. Beskriv virksomheten, systemene, kjente utfordringer og ønsket fremdrift. Be om navn på oppdragsansvarlig og hva tilbudet forutsetter av regnskapskvalitet og dokumentasjon.

Andre milepæl er avklart oppstart. En kandidat må gjøre sine egne vurderinger før oppdraget kan påtas. Be kandidaten beskrive hva som gjenstår før dere kan legge en bindende tidsplan. Ikke tolk et pristilbud som en garanti for at alle avklaringer er ferdige.

Tredje milepæl er formelt valg og registrering. For et aksjeselskap skal valg av ny revisor dokumenteres, og endringen meldes til Foretaksregisteret. Brønnøysundregistrenes vedleggsveileder for endring av revisor beskriver generalforsamlingsprotokoll og revisors bekreftelse på oppdraget. Avklar gjeldende krav for deres selskapsform.

Eksempel på en praktisk overlevering

Et selskap har ferdigstilt årsregnskapet, men ett lagerrelatert oppfølgingspunkt gjelder rutinene i det nye året. Ny revisor trenger å forstå hva problemet var, hvordan ledelsen har fulgt det opp, og hvilket underlag som finnes.

Løsningen er ikke å skrive «lager avklart» i en e-post. Lag en kort oversikt med:

  • beskrivelse av forholdet og hvilken periode det gjelder
  • henvisning til selskapets dokumentasjon
  • tiltak ledelsen har gjennomført
  • spørsmål som fremdeles står åpne
  • navngitt kontaktperson

Den nye revisoren avgjør hvilken ytterligere dokumentasjon som trengs. Selskapets oversikt erstatter ikke kommunikasjonen mellom revisorene eller deres faglige vurderinger.

Del dokumentasjonen kontrollert

Start tilbudsprosessen med overordnede opplysninger. Avtal deretter sikker deling, tilgang og kontaktpersoner med den aktuelle kandidaten. Ikke send komplette regnskapsarkiver til alle som skal gi et innledende prisanslag.

Planlegg også avslutning av gamle systemtilganger. Tilgangen bør verken fjernes før nødvendige avklaringer er gjort eller bli stående uten et fortsatt behov.

Neste steg

Bruk hovedguiden til å bytte revisor for den samlede prosessen. Når omfang og tidspunkt er avklart, kan dere be Dosa om hjelp til å finne revisor . Det er den enkelte revisor som avgjør om oppdraget kan påtas.