Bytte revisor: prosess, frister og sjekkliste

Å bytte revisor er både et formelt selskapsvalg og en praktisk overlevering. Den nye revisoren må vurdere om oppdraget kan aksepteres, selskapet må fatte riktig beslutning, og åpne forhold må overføres uten at årsoppgjør eller rapportering stopper opp.

Den sikreste rekkefølgen er å kartlegge behovet, hente sammenlignbare tilbud og avklare at en aktuell ny revisor kan gå videre før dagens samarbeid avsluttes.

Kortversjonen: hvordan bytter man revisor?

1. Dokumenter hvorfor dere vurderer bytte og hva dere trenger fra ny revisor.
2. Kartlegg åpne oppgaver, frister, honorar og dokumentasjon hos dagens revisor.
3. Innhent tilbud med samme beskrivelse av virksomhet og omfang.
4. La aktuell ny revisor gjennomføre sin oppdragsvurdering og kontakt med tidligere revisor.
5. Forbered og gjennomfør nødvendig selskapsbeslutning.
6. Meld endringen gjennom Samordnet registermelding og få ny revisor til å bekrefte oppdraget.
7. Kjør en dokumentert overleveringsplan med ansvar og frister.

Brønnøysundregistrene beskriver innsending og signering i Samordnet registermelding . Kontroller alltid hva som gjelder for deres organisasjonsform og vedtekter.

Før dere henter tilbud

Et tilbud blir bare sammenlignbart når leverandørene priser samme oppdrag. Lag et kort faktagrunnlag:

Bruk sammenligning av revisortilbud for å skille fast omfang, timearbeid og oppstartskostnader.

Ny revisors kontakt med tidligere revisor

Før et konkret revisjonsoppdrag aksepteres, skal den nye revisoren innhente informasjon fra tidligere revisor om forhold som kan ha betydning for om oppdraget bør tas. Finanstilsynet presiserer at plikten gjelder når det foreligger en konkret forespørsel om å påta seg oppdraget; et generelt tilbud alene er ikke det samme.

Den nye revisoren må gjøre en selvstendig vurdering. At tidligere revisor ikke svarer, betyr ikke automatisk at alt er uproblematisk. Se Finanstilsynets veiledning om aksept og fortsettelse av revisjonsoppdrag .

Som kunde bør dere svare åpent på spørsmål om uenighet, manglende dokumentasjon, rapporterte forhold og forsinkelser. Forsøk på å skjule bakgrunnen gjør oppstarten dårligere og kan hindre aksept.

Formelt vedtak og registrering

I et aksjeselskap velges revisor normalt av generalforsamlingen. Kontroller vedtekter, selskapsform og om det skal holdes møte eller brukes forenklet behandling. Protokollen bør identifisere revisoren tydelig og vise vedtaket.

Endringen meldes til Foretaksregisteret. Ny revisor må normalt bekrefte at oppdraget er påtatt. Ikke betrakt byttet som ferdig bare fordi avtalen er signert; kontroller registreringsstatus og eventuelle mangler.

Hvis selskapet vurderer å fravelge revisjon i stedet for å bytte, gjelder egne vilkår. Bruk Brønnøysundregistrenes oversikt over revisjonsplikt og skill dette fra et vanlig revisorskifte.

Når på året bør dere bytte?

Årsskiftet er ikke en absolutt forutsetning. Det beste tidspunktet avhenger av status i revisjonen, årsoppgjøret og rapporteringen.

Les når det lønner seg å bytte revisor for en vurdering av tidspunkt og konsekvenser.

Overleveringsplanen

Fordel hvert punkt på dagens selskap, tidligere revisor og ny revisor:

• signerte regnskaper, revisjonsberetninger og nummererte brev
• styre- og generalforsamlingsprotokoller
• avstemminger, spesifikasjoner og vesentlige avtaler
• oversikt over åpne spørsmål, frister og etterspurt dokumentasjon
• systemtilganger, kontaktpersoner og sikker deling
• lager, bekreftelser eller andre handlinger som må planlegges tidlig
• fakturering og avgrensning av arbeid mellom leverandørene

Avtal et oppstartsmøte med én felles statusliste. Den bør vise dokument, eier, frist og om punktet er godkjent.

Vanlige feil ved bytte

• dagens revisor sies opp før en realistisk kandidat har vurdert oppdraget
• tilbud sammenlignes på totalsum uten å avklare omfang og oppstart
• generalforsamlingsvedtak eller registermelding kommer for sent
• åpne merknader fremstilles som den gamle revisorens problem
• ingen eier tilganger og dokumentleveranse internt
• selskapet forventer at revisorene ordner hele overgangen seg imellom

Klar for neste steg?

Bruk spørsmålene til ny revisor i møtene og sammenlign revisorer på kompetanse, arbeidsform og pris. Når faktagrunnlaget er klart, kan dere finne revisor og be aktuelle selskaper prise det samme oppdraget.

Testplan for Bytte revisor: prosess, frister og sjekkliste

En praktisk steg-for-steg-guide til valg, formelt skifte og ryddig overføring mellom gammel og ny revisor. I stedet for å godkjenne Bytte revisor: prosess, frister og sjekkliste ut fra en presentasjon, bør daglig leder, styret og økonomiansvarlig kjøre en avgrenset test med egne data og et definert avvik. Når virksomheten arbeider med Bytte revisor: prosess, frister og sjekkliste, er det mest avslørende å teste en realistisk avvikssituasjon fremfor en perfekt standardprosess.

Testdata

Velg 11 representative saker og kontroller at de samlet dekker selskapsdata, dagens utfordringer, frister, systemer, tidligere revisjonspunkter, prisforutsetninger og ansvar. Fjern eller skjerm opplysninger som ikke er nødvendige for testen. Noter forventet resultat på forhånd, slik at teamet ikke tilpasser vurderingen etter det systemet faktisk leverer.

Gjennomføring

1. Kjør normalflyten fra behovsbeskrivelse, likt tilbudsgrunnlag, uavhengighetsavklaring, valg, formell overgang og oppstartsplan.
2. Gjenta testen med denne hendelsen: et selskap som bytter revisor tre måneder før årsoppgjøret mens flere av fjorårets punkter fortsatt er åpne.
3. La en annen person kontrollere grunnlaget og ta stilling til hvilken erfaring og kapasitet oppdraget krever, hva som inngår i honoraret og hvem som følger opp avtalte leveranser.
4. Registrer manuelle steg, uklare valg og data som må rettes flere steder.

Akseptansekriterier

Testen av Bytte revisor: prosess, frister og sjekkliste er bestått når utfallet kan forklares, avviket er synlig og neste person kan arbeide videre uten en muntlig overlevering. Den er ikke bestått hvis at pris sammenlignes før omfang, datakvalitet, tidsplan og ansvar er beskrevet på samme måte for alle tilbydere. Da bør virksomheten rette arbeidsflyten eller avgrense bruken før løsningen rulles ut bredere.

Følg opp etter 24 dager med manglende dokumenter, åpne revisjonspunkter, svartid, timer utenfor estimat og frister med risiko. Kombiner måltallene med en gjennomgang av enkeltsaker; gjennomsnitt kan skjule sjeldne feil med stor konsekvens. Dokumenter deretter hva som skal beholdes og hvilket problem som fortsatt krever tiltak.

Dosa hjelper virksomheter å forberede og sammenligne kontakt med revisorer; den valgte revisoren må selv avklare uavhengighet, oppdragsaksept og faglig omfang.

Avklar dette før rutinen låses

1. Grunnlaget: Hvilke deler av selskapsdata, dagens utfordringer, frister, systemer, tidligere revisjonspunkter, prisforutsetninger og ansvar påvirker konklusjonen om Bytte revisor: prosess, frister og sjekkliste, og hvilke opplysninger er fremdeles bare antakelser? Noter kilde og kontrolltidspunkt for de viktigste tallene eller hendelsene.
2. Avviket: I situasjonen der et selskap som bytter revisor tre måneder før årsoppgjøret mens flere av fjorårets punkter fortsatt er åpne, hvor skal arbeidsflyten stoppe, hvem undersøker fakta, og hva må være bekreftet før saken kan fortsette?
3. Beslutningen: Hvem blant daglig leder, styret og økonomiansvarlig kan avgjøre hvilken erfaring og kapasitet oppdraget krever, hva som inngår i honoraret og hvem som følger opp avtalte leveranser, og hvem skal kontrollere at beslutningen faktisk blir gjennomført i alle berørte systemer eller rutiner?
4. Effekten: Hvilke to mål fra manglende dokumenter, åpne revisjonspunkter, svartid, timer utenfor estimat og frister med risiko gir det mest ærlige bildet av om arbeidet med Bytte revisor: prosess, frister og sjekkliste er blitt bedre? Fastsett utgangspunkt, ønsket endring og dato for måling.
5. Grensen: Hvilke deler av vurderingen kan virksomheten gjøre selv, og når krever Bytte revisor: prosess, frister og sjekkliste oppdatert myndighetsinformasjon, kontraktsavklaring eller bistand fra en kvalifisert fagperson? Dokumenter stoppunktet før en reell sak oppstår.

Hvis virksomheten vil arbeide videre med Bytte revisor: prosess, frister og sjekkliste i sin egen situasjon, kan den be Dosa hjelpe med revisorsøket .