Forespørsler fra revisor: fordel dokumentansvar og frister

«Sendt» betyr ikke nødvendigvis at revisor har fått riktig underlag. En fil kan gjelde feil periode, være ufullstendig eller mangle avstemmingen som forklarer beløpet. Organiser derfor forespørsler som leveranser med tydelig eier og status.

Listen skal hjelpe samarbeidet. Revisor avgjør selv hvilke revisjonshandlinger og opplysninger som trengs. Et system eller en ferdig sjekkliste kan ikke på forhånd garantere at dokumentasjonen er tilstrekkelig.

Avklar hva hver forespørsel betyr

Samle spørsmålene i en avtalt, tilgangsstyrt kanal. Noter referanse, periode, ønsket underlag, ansvarlig i virksomheten og avtalt leveringsdato. Dersom ordlyden er uklar, spør før noen bruker flere dager på feil rapport.

Unngå å bruke «godkjent av revisor» som automatisk status bare fordi en fil er åpnet eller lastet ned.

Eksempel: leverandørgjeld ved årsslutt

Revisor ber om underlag til en saldo på 420 000 kroner. Virksomheten sender en liste med ubetalte fakturaer, men listen summerer til 395 000. Resten gjelder en manuell føring som ikke er forklart.

Den ansvarlige bør levere en avstemming som viser sammenhengen, dokumentasjonen for den manuelle posten og hvilken dato rapporten gjelder. Å sende samme fil på nytt løser ikke differansen. Noter derfor presist hva som mangler, og hvem som undersøker de 25 000 kronene.

Tallene er et illustrativt kontrollscenario. De sier ikke hva revisor vil konkludere om posten.

Gjør endringer synlige

Gi korrigerte leveranser et versjonsmerke og forklar hva som er endret. La henvisningen til forrige levering være tilgjengelig. Ellers kan revisor og virksomheten diskutere forskjellige filer uten å oppdage det.

Hvis regnskapet endres etter at rapporter er sendt, avklar hvilke forespørsler som påvirkes. En ny saldobalanse kan gjøre tidligere avstemminger utdaterte. Ikke la samme dokumentnavn skjule at tallgrunnlaget er byttet.

Planlegg kapasitet før fristene blir kritiske

Avtal hvem som samordner svar fra regnskapsfører, lager, lønn og ledelse. Bruk spørsmålene til ny revisor til å diskutere opplegg og forventninger tidlig.

Fortrolige filer bør bare deles gjennom avtalte kanaler med riktige mottakere. En tilbudsforespørsel trenger normalt en overordnet beskrivelse, ikke en komplett revisjonsmappe. Ved behov kan dere forberede en forespørsel om revisor.

Faglig bakgrunn: revisorloven. Listen over er en praktisk samhandlingsrutine. Avklar den konkrete dokumentleveransen og tidsplanen med revisoren som påtar seg oppdraget.