Frivillig revisjon

Frivillig revisjon betyr at selskapet velger revisor selv om revisjon ikke er pålagt. For noen er dette unødvendig. For andre er det et bevisst valg for å få høyere trygghet, bedre kontroll og mer struktur i rapporteringen.

Når kan frivillig revisjon være aktuelt?

• styret eller eierne ønsker mer ekstern kvalitetssikring
• virksomheten er i vekst og vil rigge seg bedre for neste fase
• selskapet er blitt mer sammensatt enn før
• dere vil stå sterkere med ryddig dokumentasjon og kontroll

Hvis dere først vil forstå om behovet egentlig er lovpålagt, start med revisjonsplikt . Hvis spørsmålet mer handler om timing og modenhet, les når trenger du revisor? .

Hva skiller frivillig revisjon fra revisjonsplikt?

Når gir det faktisk verdi?

Frivillig revisjon kan gi verdi når den hjelper selskapet med å:

• få bedre struktur i dokumentasjon og prosesser
• styrke tilliten internt og eksternt
• gjøre vekstfasen mindre sårbar
• gi styret et tydeligere kontrollgrunnlag

Når kan det være for tidlig?

Det er ikke alltid riktig å hente inn revisor bare fordi det føles ryddig. Hvis virksomheten fortsatt er veldig enkel og behovet mest handler om grunnleggende oversikt, kan det være smartere å bruke litt mer tid på å forstå hva dere faktisk trenger før dere går videre.

Hva bør du avklare før du ber om tilbud?

• hvorfor dere vurderer frivillig revisjon nå
• om behovet er knyttet til vekst, styring eller trygghet
• hvilken bedriftstype og kompleksitet dere faktisk har
• om dere vil bruke dette som del av et nytt oppsett eller et bytte

Gode neste sider

• Finn revisor
• Hva koster revisor?
• Sammenligne revisorer

Et arbeidseksempel for Frivillig revisjon

Frivillig revisjon er ikke riktig for alle, men for noen selskaper gir det mer trygghet, bedre struktur og sterkere kvalitetssikring. Sett påstanden på prøve med følgende situasjon: et aksjeselskap som nærmer seg flere terskelverdier samtidig som det blir morselskap i et konsern. For daglig leder, styret og økonomiansvarlig er poenget å se om Frivillig revisjon fortsatt fungerer når tiden er knapp og grunnlaget ikke er perfekt.

Før, under og etter

1. Før: Avklar formålet, ansvarlig person og hvilke av årsregnskap, driftsinntekter, balansesum, årsverk, vedtekter, protokoll og registerstatus som allerede er kontrollert.
2. Under: Registrer beslutninger og avvik der de oppstår. Ikke flytt saken videre bare fordi ett system viser grønn status.
3. Etter: Kontroller utfallet mot manglende dokumenter, åpne revisjonspunkter, svartid, timer utenfor estimat og frister med risiko, og dokumenter hvem som lukket eventuelle forskjeller.

I denne gjennomgangen bør teamet arbeide med minst 7 reelle eksempler. Velg noen som gikk som planlagt, ett som krevde manuell retting, og ett som ble stoppet. Da blir det mulig å skille mellom en sjelden brukerfeil og et mønster som skyldes uklare roller eller svakt datagrunnlag.

Avviket er den viktigste delen

For Frivillig revisjon bør et avvik ha en eier, en frist og en synlig konsekvens. Beskriv hva som må korrigeres ved kilden, hvilke andre registreringer som påvirkes, og hva som må bekreftes før saken kan lukkes. Det reduserer risikoen for at pris sammenlignes før omfang, datakvalitet, tidsplan og ansvar er beskrevet på samme måte for alle tilbydere.

En god akseptansetest er at en kollega kan finne årsregnskap, driftsinntekter, balansesum, årsverk, vedtekter, protokoll og registerstatus, forstå beslutningen og gjenta kontrollen uten muntlig hjelp. Følg deretter utviklingen i manglende dokumenter, åpne revisjonspunkter, svartid, timer utenfor estimat og frister med risiko. Hvis tallene ikke endrer seg, må virksomheten undersøke om tiltaket treffer den faktiske årsaken.

Dosa hjelper virksomheter å forberede og sammenligne kontakt med revisorer; den valgte revisoren må selv avklare uavhengighet, oppdragsaksept og faglig omfang.

Kontrollspørsmål før neste steg

1. Grunnlaget: Hvilke deler av årsregnskap, driftsinntekter, balansesum, årsverk, vedtekter, protokoll og registerstatus påvirker konklusjonen om Frivillig revisjon, og hvilke opplysninger er fremdeles bare antakelser? Noter kilde og kontrolltidspunkt for de viktigste tallene eller hendelsene.
2. Avviket: I situasjonen der et aksjeselskap som nærmer seg flere terskelverdier samtidig som det blir morselskap i et konsern, hvor skal arbeidsflyten stoppe, hvem undersøker fakta, og hva må være bekreftet før saken kan fortsette?
3. Beslutningen: Hvem blant daglig leder, styret og økonomiansvarlig kan avgjøre hvilken erfaring og kapasitet oppdraget krever, hva som inngår i honoraret og hvem som følger opp avtalte leveranser, og hvem skal kontrollere at beslutningen faktisk blir gjennomført i alle berørte systemer eller rutiner?
4. Effekten: Hvilke to mål fra manglende dokumenter, åpne revisjonspunkter, svartid, timer utenfor estimat og frister med risiko gir det mest ærlige bildet av om arbeidet med Frivillig revisjon er blitt bedre? Fastsett utgangspunkt, ønsket endring og dato for måling.
5. Grensen: Hvilke deler av vurderingen kan virksomheten gjøre selv, og når krever Frivillig revisjon oppdatert myndighetsinformasjon, kontraktsavklaring eller bistand fra en kvalifisert fagperson? Dokumenter stoppunktet før en reell sak oppstår.

Hvis virksomheten vil arbeide videre med Frivillig revisjon i sin egen situasjon, kan den be Dosa hjelpe med revisorsøket .

Et naturlig neste tema etter Frivillig revisjon er Revisor for frivillig organisasjon , med flere praktiske kontrollpunkter.