Revisjon etter bytte av regnskapssystem

Et systembytte gir revisor et ekstra spørsmål: Kan tallene følges gjennom overgangen uten at dokumentasjon eller historikk har falt bort? Et nytt system som viser riktig totalsaldo, kan fortsatt ha mangler i åpne poster, vedlegg eller sporbarhet.

Denne guiden handler om virksomhetens forberedelser. Revisor bestemmer hvilke revisjonshandlinger som er nødvendige, og guiden er ingen garanti for mindre arbeid eller et bestemt revisjonsresultat.

Avklar hva som faktisk ble flyttet

Lag en enkel oversikt over system, periode og datatyper. Skill mellom historiske transaksjoner, inngående saldoer og dokumentasjon som fortsatt ligger i gammelt system eller et separat arkiv. Noter hvor lenge dere har tilgang, og hvem som kan hente frem materialet.

Avklar særlig hvem som eier forklaringen på forskjeller. Systemleverandøren kan forklare en teknisk import, mens virksomheten må kunne forklare hvilke tall og dokumenter den har godkjent.

Eksempel: saldoen stemmer, men én faktura mangler

I et illustrativt tilfelle viser både gammel og ny kundereskontro 120 000 kroner. Under importen er likevel én åpen faktura falt ut, mens en annen er lagt inn to ganger. Totalsummen avslører ikke dette hvis postene har samme beløp.

Sammenlign derfor også hvilke poster som inngår, ikke bare totalen. Behold listen over forskjeller og dokumenter hvordan hver forskjell ble avklart. Ikke endre historikk bare for å få to rapporter til å se like ut.

Gjør dokumentasjonen lett å finne

Velg et lite utvalg faktiske transaksjoner og prøv å finne originalgrunnlaget fra begge sider av overgangen. Hensikten er å oppdage tilgangsproblemer før revisjonsarbeidet haster. Gjennomfør ikke prøven med mer personinformasjon enn dere trenger, og avtal sikker deling av regnskapsmateriale.

En mappe kalt «eksport» er lite nyttig hvis ingen vet om den er fullstendig. Bruk navn som viser selskap, periode og innhold, og behold en oversikt over hva som ikke inngår.

Ta systembyttet med i oppdragsbeskrivelsen

Fortell en aktuell revisor når overgangen skjedde, hvem som gjennomførte den og hvilke kontrollpunkter som gjenstår. Det gjør det lettere å sammenligne tilbud som bygger på samme situasjon. For en abonnementsvirksomhet bør dere også lese revisor for SaaS.

Altinn beskriver de generelle kravene til dokumentasjon av bokføringen. Et systembytte fjerner ikke behovet for slikt underlag. Bruk guiden om å sammenligne revisorer til å formulere spørsmålene før dere velger.